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Como criar impacto nas reuniões

As reuniões são momentos importantes para receber novas informações, trocar ideias e opiniões e conhecer pessoas novas. A forma como atua nas reuniões diz muito sobre quem é, principalmente em reuniões onde vai conhecer alguém pela primeira vez, influencia a opinião que os outros têm de si. Nos dias de hoje em que a falta de tempo parece quase uma doença e em que o telemóvel está presente como se fosse quase um membro do nosso corpo, respeitar algumas regras de etiqueta faz a diferença entre ser lembrado como uma pessoa competente ou passar despercebida.

A maneira como se comporta e como trata os outros diz muito sobre quem é e faz parte da sua marca pessoal. Ter um bom comportamento dentro da empresa traz imensos benefícios para si e para as pessoas à sua volta. Além de mostrar respeito para com os outros, cria confiança nas suas habilidades interpessoais para futuras funções. Enquanto trabalhador da sua empresa, não só está a projetar a sua imagem pessoal, mas também a imagem da sua empresa!

Seguem algumas dicas de etiqueta que vão contribuir para criar um impacto positivo nas reuniões e em outras situações no contexto empresarial.

– Se for o anfitrião da reunião, certifique-se que todos os participantes receberam a agenda com os temas a discutir. Não só irá ajudar a focar os pontos mais importantes, como se reduz o risco de prolongar a reunião desnecessariamente para falar em outros assuntos não agendados. Tome notas ou indique alguém para o fazer de forma a todos receberem um resumo depois da reunião. Se na reunião foram identificadas pessoas para executar alguma ação, inclua uma lista com as ações a executar, a pessoa responsável e o prazo a cumprir. Quanto mais simples, melhor.

– Cumprimente as pessoas presentes na reunião com um aperto de mãos firme. Nada é mais prejudicial para a sua imagem como dar um aperto de mão mole. Quando está sentado e alguém quer cumprimenta-lo, levante-se. Não só cria mais empatia por conseguir olhar melhor nos olhos, como estará ao mesmo nível físico que a outra pessoa e isso é importante para o sentimento de igualdade entre as pessoas.business people group in a meeting at office

- Não há dúvida que o telemóvel ocupou um lugar central na nossa comunicação interpessoal. Enquanto muitas pessoas que não cresceram com o telemóvel, rejeitam esta forma de interação, as gerações mais novas não conseguem imaginar uma outra forma de comunicar. Seja como for, quando está em reunião, coloque o seu telemóvel em silêncio. Atender o telemóvel ou enviar mensagens é considerado um sinal de falta de respeito. Se está à espera de uma chamada importante que não pode ser adiada, avise as pessoas antes.

– A pontualidade é um dos aspetos da etiqueta fortemente influenciada pela cultura em que estamos. Embora em Portugal na maioria dos casos um atraso de 5 minutos não seja considerado grave, nunca chegue atrasado numa reunião, especialmente quando é com alguém que não conhece. Há empresas, mesmo em Portugal, onde a pontualidade é extremamente importante e se chegar atrasado, o seu profissionalismo será posto em causa. Chegar a tempo à empresa, às reuniões, aos compromissos pessoais diz muito sobre os seus valores pessoais, sobre o seu respeito em relação aos outros e ao tempo deles.

– Há reuniões onde certas pessoas falam com muita facilidade e outras não se sentem à vontade para falar. Se pertence ao primeiro grupo, tenha cuidado para não fugir dos pontos da agenda, pois nada é mais aborrecido do que uma reunião que se prolonga muito além do tempo definido. Se for anfitrião da reunião, certifique se que as pessoas mais caladas também dão a sua opinião. Por não estarem a falar não quer dizer que não tenham nada de importante para acrescentar ou partilhar. Se não se sente à vontade para falar em reuniões, lembre-se que as pessoas irão esquecer-se mais facilmente de si e isso não ajuda a sua carreira. Se tem algo relevante para dizer, diga e não tenha medo em dar a sua opinião.

– Tenha cuidado com a sua linguagem corporal nas reuniões. Uma postura direita mostra interesse e envolvimento e ajuda a marcar a sua presença, ao contrário de uma postura encolhida. Quando fala, faça contato visual com as pessoas presentes e use as suas mãos – sem ser com movimentos demasiado rápidos – para reforçar a sua mensagem.

– Por fim, tenha atenção ao vestuário adequado para a reunião pois a sua imagem pessoal tem muita influência na forma como os outros interpretam as suas competências e credibilidade. Certifique-se que respeita o dress code adequado para o tipo de reunião em questão. Veja entre outros se o corte de roupa está adequado para a sua morfologia, se as cores são adequadas (quanto mais formal a reunião, mais contraste é desejável) e tenha cuidado com excesso de acessórios para passar uma imagem séria.

Artigo publicado na revista Do it! – Vendas & Negociação, edição nº 19, 2016

 

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